Uzņēmumu reģistrācija
Pēdējās izmaiņas: 2017-08-17

Kas ir rēķins un kāpēc tas ir vajadzīgs?

Rēķins ir dokuments, kuru izraksta preču pārdevējs vai pakalpojumu sniedzējs preču vai pakalpojumu saņēmējam.
Ar rēķinu preču piegādātājs vai pakalpojumu sniedzējs var pieprasīt no pircēja vai pakalpojumu saņēmēja veikt samaksu.
Grāmatvedībā rēķins kalpo kā attaisnojuma dokuments, uz kura pamata veic grāmatojumus, aprēķina nodokļus (piemēram, pievienotās vērtības nodokli un uzņēmumu ienākuma nodokli).
Rēķins ir arī viens no dokumentiem, kuri apliecina ka darījums ir noticis.

Pamata rekvizīti (sastāvdaļas) rēķinam.

Rēķinam ir jāsatur vismaz šāda informācija:
  • Dati par preču pārdevēju / pakalpojumu sniedzēju:
    • Nosaukums (piemēram, komersanta nosaukums) vai vārds un uzvārds (ja pārdevējs / pakalpojumu sniedzējs ir fiziska persona).
    • Reģistrācijas numurs vai personas kods (ja autors ir fiziska persona).
    • Preču pārdevēja / pakalpojumu sniedzēja juridiskā adrese vai dzīvesvieta.
  • Dati par preču pircēju / pakalpojumu saņēmēju:
    • Nosaukumu (vai vārds, uzvārds).
    • Reģistrācijas numuru, ja pircējs / pakalpojumu saņēmējs saskaņā ar likumu ir jāreģistrē (piemēram, SIA, IK, AS). Fiziskai personai norāda personas kodu (ja tāds ir piešķirts).
    • Adrese / juridiskā adrese. Fiziskai personai norāda deklarētās dzīvesvietas adresi.
  • Vispārīgie dati par rēķinu:
    • Dokumenta veida nosaukums (piemēram, rēķins, nodokļa rēķins).
    • Datums, kurā rēķins ir izrakstīts.
    • Rēķina reģistrācijas numurs. Jābūt vismaz kārtas numuram kalendārā gada ietvaros (pievienotās vērtības nodokļa rēķinam ir papildus prasības). Pirms reģistrācijas numura raksta saīsinājumu "Nr.".
  • Vispārīgie dati par darījumu:
    • Darījuma apraksts. Piemēram, piezīmēs var norādīt: "preču piegāde (pārdošana)" vai "pakalpojumu sniegšana".
    • Saimnieciskā darījuma pamatojums (piemēram, dati par līgumu, pamatojoties uz kuru tiek izrakstīts rēķins).
    • Ja rēķins tiek izrakstīts par preču pārdošanu, tad rēķinā jānorāda preču izsniegšanas un saņemšanas vietas adrese.
  • Dati par precēm / pakalpojumiem:
    • Preču / pakalpojumu nosaukums.
    • Mērvienība un daudzums. Piemēram, pārdodot preces, mērvienība var būt gabali un daudzums, - pārdoto gabalu skaits. Attiecībā uz pakalpojumiem mērvienība var būt "pakalpojums", "stunda".
    • Vienas vienības cena. Piemēram, viena gabala, kilograma vai metra cena, vai maksa par vienu stundu.
    • Saimnieciskā darījuma novērtējums naudā. Rēķinā norādīto visu preču / pakalpojumu summa. Parasti norāda, kā "Summa bez nodokļiem".
    • Piešķirtās atlaides, ja tādas ir.
    • Veicot darījumus ar akcīzes precēm (piemēram, degviela, alkohols, tabaka), jānorāda papildus rekvizīti. Prasības rekvizītiem noteiktas normatīvajos aktos, kuri piemērojami attiecīgajam preču veidam.
  • Aprēķinātie nodokļi (nodokļi, kuri ir piemērojami rēķinā norādītajiem darījumiem). Nodokļu summu aprēķina no rēķinā norādīto visu preču / pakalpojumu summas. Darījumam var tik piemēroti: pievienotās vērtības nodoklis, dabas resursu nodoklis, akcīzes nodoklis.
  • Saimnieciskā darījuma novērtējums naudā kopā ar nodokļiem. Tā ir summa, kuru preču pircējs / pakalpojumu saņēmējs maksā pārdevējam / pakalpojumu sniedzējam.
  • Paraksts. Dokumentu pašrocīgi paraksta persona, kurai ir šādas tiesības. Piemēram, sabiedrības ar ierobežotu atbildību valde vai valdes pilnvarota persona.
    Attiecībā uz elektroniski sagatavotiem rēķiniem ir paredzēti izņēmumi.
    Rēķinā jānorāda arī attiecīgās personas amats un paraksta atšifrējums.
Preču pārdevējs / pakalpojumu sniedzējs uz rēķina var uzrakstīt savu grāmatojumu/kontējumu (grāmatvedības kontu numurus un summas).

Elektroniski sagatavots rēķins.

Tas ir rēķins, kurš sagatavots ar datoru un tiek glabāts elektroniskā formātā. Piemēram, preču pārdevējs vai pakalpojumu sniedzējs datorā sagatavo rēķinu un nosūta šo rēķinu uz pircēja / pakalpojumu sniedzēja elektronisko pastu. Rēķins netiek izdrukāts. Pēc nosūtīšanas rēķins glabājas datorā, elektroniskā formātā. Jānodrošina iespēja izdrukāt šādu rēķinu.
Elektroniski sagatavotam rēķinam jāatbilst augstākminētajām prasībām. Izņēmums ir paraksts.

Ja rēķins ir sagatavots elektroniski, tad to var parakstīt ar drošu elektronisku parakstu (piemēram, izmantojot eparaksts.lv).
Rēķina izsniedzējs un saņēmējs var vienoties par elektroniski sagatavotu dokumentu parakstīšanu ar tādu elektronisko parakstu, kurš nav uzskatāms par drošu elektronisku parakstu. Abas puses var radīt elektroniskus datus un vienoties, ka attiecīgie dati tiks izmantoti kā elektroniskais paraksts. Bet šāda vienošanās ir vai nu jāsagatavo papīra formā un pašrocīgi jāparaksta, vai arī jāparaksta ar elektronisko parakstu.
Saskaņā ar likuma Par grāmatvedību 7.1 pantu rēķinu bez paraksta, kurš ir saņemts no citām personām, var izmantot par attaisnojuma dokumentu šādos gadījumos:
  • Ja attiecīgajā rēķinā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments (saņemts no citām personām) un šim ārējam dokumentam ir juridisks spēks. Piemēram, puses ir noslēgušas līgumu par preču pirkšanu-pārdošanu, pārdevējs izraksta rēķinu, pircējs šo rēķinu apmaksā.
    Tādā gadījumā pusēm ir līgums un dokumenti, kuri apliecina samaksu par precēm.
  • Ja iepriekšminēto prasību (nosacījumu) nav iespējams izpildīt (nav iespējams iegūt citu ārēju dokumentu, kurš apliecina darījuma esamību), tad darījuma esamību var apliecināt uzņēmuma atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. Vadītājs apstiprina kārtību (rīkojumu, instrukciju), kādā tiek apliecināta darījuma esamība un nosaka personas, kurām ir tiesības apliecināt darījumu esamību.
    Iepriekšminēto prasību (nosacījumu) var nebūt iespējas izpildīt, piemēram, ja rēķina saņēmējs lejupielādē programmu un par šo programmu vēl nav veikta samaksa.

Papildus rekvizīti pievienotās vērtības nodokļa (PVN) rēķinam.

Rekvizīti ir noteikti Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. un turpmākajos pantos.
Vairumā gadījumu papildus rekvizīti ir šādi:
  • Vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs, kas unikāli identificē rēķinu. Uzņēmuma vadītājs grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka rēķina kārtas numura izveidošanas noteikumus.
  • Preču piegādātāja / pakalpojumu sniedzēja reģistrācijas numurs VID PVN maksātāju reģistrā.
  • Pircēja / pakalpojumu saņēmēja PVN reģistrācijas numurs (ja tāds ir).
  • Preču piegādes / pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma, vai datums, kad saņemta atlīdzība avansā, ja šis datums ir zināms un atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma.
  • PVN likme (piemēram, 21%, 12%, 0%).
  • Ja darījumam nav piemērota PVN standartlikme, tad atsauce, pamatojums tam, ka netiek piemērota PVN standartlikme.
  • Informācija atsevišķu veidu darījumiem. Piemēram, ja preces tiek piegādātas / pakalpojumu sniegti citas Eiropas Savienības dalībvalsts personai ar PVN reģistrācijas numuru. Arī būvniecības pakalpojumiem, mobilo telefonu, planšetdatoru uc. piegādēm.

Normatīvie akti saistībā ar rēķiniem.

Prasības rēķina rekvizītiem ir noteiktas Ministru kabineta Noteikumu par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju (piemēram, 7.1, 7.2 punkts) vairākos punktos un likuma Par grāmatvedību 7. un 7 1. pantā.

Tāpat, ir jāievēro prasības, kuras noteiktas Dokumentu juridiskā spēka likumā (4.pants), Ministru kabineta noteikumi Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība (piemēram, 3.nodaļa) un Elektronisko dokumentu likumā (piemēram, 3.panta 2.daļa).

Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. un citos pantos noteiktas prasības pievienotās vērtības nodokļa rēķinam (rēķinam, kuru izraksta personas, kuras ir reģistrētas ar PVN apliekamo personu reģistrā).

Izplatītāko rēķinu veidi.

  • Rēķins par sniegtajiem pakalpojumiem / pārdotajām precēm. Šo rēķinu izraksta preču pārdevējs / pakalpojumu sniedzējs. Pircējam / pakalpojumu saņēmējam saskaņā ar šo rēķinu, kā arī vienošanos ar pārdevēju / pakalpojumu sniedzēju, ir jāsamaksā rēķinā norādītā summa.
  • Proforma rēķins ir dokuments, kurā pārdevējs norāda preces, kuras ir gatavs pārdot pircējam par noteikto cenu un saskaņā ar noteiktiem nosacījumiem. Proformu parasti izmanto starpvalstu tirdzniecībā. Atsevišķos gadījumos proforma rēķins tiek izmantots arī kā avansa rēķins. Tāpat proforma rēķinu var izmantot, lai paziņotu muitas iestādēm preču vērtību.
    Proformā tiek norādīts preču nosaukums, apjoms, cena, summa, kā arī nodokļu summa.
    Proforma netiek uzskatīta par preču piegādi apliecinošu dokumentu, tāpēc tā nav jāgrāmato grāmatvedības reģistros.
  • Kredītrēķins. Kredītrēķinu izraksta pārdevējs / pakalpojumu sniedzējs, piemēram, gadījumos, kad tiek samazināta preču / pakalpojumu cena. Arī gadījumos, kad pircējs atdod preces (daļu preču) pārdevējam.



Komentāri, jautājumi







Jūs var interesēt: